仕事での連絡手段はemailが当たり前なって、昔は紙やファクスでよくやってたなと感心します。ただ今のemailも整理方法の決定打が無く、分類仕分けして整理してしまったが故に検索してもなかなか出てこなくて、毎日イライラするがあります。今のemailの形も20年後には進歩しているでしょうね。
メールはスピード感もって出来るだけ早く、適確な処理をすれば、スピードとセンスあるなと思われます。
若者に僕がいつも言ってることを羅列すると、
1. どんなメールも二十四時間以内に返事しろ。
先を読んで質問されそうなことは、先にこちらから含んでおけ。
[追加] 怒りで感情的なメールは事を複雑にするだけ。書いても急いで送らず冷静になってから見直してから送ること。
2. プライオリティ絶えず頭に入れて、1日では国内、アジア、ヨーロッパ、アメリカ宛ての順で出していけ。
3.メール送信して直ぐに帰るな。ちゃんと送信してされたか、ミスないか確認してからかえれ。
4.メールの最後にはちゃんと自分の電話番号や連絡先を書け。 書いてない信じられない人が結構いる。
5. メールはコンピュータのプログラムを書くつもりでかけ。こちらの言いたいことをちゃんと伝えるには、論理的にかけてないと誤解される。コンピュータなら動かない。
6. メールはだらだら長くするな。パッとみて構成がわかるように美しく。
7. 断りのメールを書くときは、相手の依頼のメールより長く丁寧に書いて、どうしてもできない意思を伝え、感情的しこりを残さない。次回はこちらが頼む番と思って。
8. 電話での補足、返事がこない時の督促はちゃんとやれ。メール出したままでは意味がない。結果が目的。
9. [追加] 回答のメールならば、質問にまず確実に答える。そして質問以上に答えてあげる。これをいつも心がける。
あまり、会社で若者に熱心に言いすぎると周りからはパワハラって言われてしまうのでご注意を。
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