報告書を書くとき何に重点を置いていますか。
見て聞いてきたことを忠実に報告しないと行けないと考えるか、人によっては自分がいかに頑張ったかを報告しようとするかもしれません。
記録としての報告は、前者の通り細かいことでもあとあと役に立つデータかもしれないので忠実に報告書に書くことは正しいです。
後者の自分がいかに頑張ったかの報告は聞いていて言い訳がましく、結論を先ず言えと思われてしましいます。
この自分がやったことをまず話したり、報告書にくだくだ描きたい気持ちは理解できますが、だめです。
報告はまず結果を簡潔に、そしてそれ以外は補足です。
上司は毎日毎日沢山の報告を受けているので耳がこえています。そしてせっかちです。
まず結論をズバリ話しましょう。場合よっては結論だけ言えば話は1分で終わります。
では、良い報告書を書くにはどうすればいいでしょうか。
それには、報告書は二枚でまとめると決めるのです。別に一枚でもいいですが。
結果ととアクションだけをまとめて、あとは添付資料として詳細に興味がある人だけみればよいようにするのです。
二枚にまとめようとすると、余計なことを書くスペースがありません。
結論と必要な情報だけになります。
そうやって二枚にまとめるような癖がつけば、余計なことは書かないし、報告でも話さないようになります。
自分の苦労は自分で言わなくても、周りで見て入ればわかります。
苦労したことをアピールするとせっかく周りが苦労しているなあと同情してくれていた気持ちが薄らぎます。
まとめると、
報告はまず結論。それも終わったことより今後のアクションについてが大事。
他人がいかに苦労してやってきたかなんて、誰も興味ないからアピールしないこと。 しなくても周りはわかってるから。
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