打ち合わせ議事録は面倒なのでできれば他人に書いて欲しいですね。
打ち合わせの内容により議事録の書き方には違いがあります。
1. 月例報告会のような定型であるが不定形な話も入る会議の議事録を新人が書く場合
僕が新入社員の時、月一で開催している社内のある連絡会の議事録を書くことになりました。専門用語、略語、そして僕以外のベテランたちの昔の経験がおりまざり、ちんぷんかんぷんで困ったものでした。あまりにもわからないので録音して聞き直してみていたのですが、話し言葉のままに書いては文章にならないし、とにかくわかるだけ悩んで書いて上司に意味を教えてもらいなおしてもらったものでした。
このような報告会の議事録は自分が専門用語に慣れて知識がつかないと、定型的な文章に当てはめて効率的に議事録を書くことは不可能です。
とにかくわかる限り早く書いて、上司に指導を仰ぐしかありません。
時間をかけて、ひどい議事録しかかけないことだけは避けてください。新人に専門知識が無いのはわかっていますが、のろまでは基本的な能力がないと思われてしまいます。
2. 受け取った積算書の内容確認打ち合わせの議事録を書く場合
複雑な装置を購入する場合、ベンダーから提出されて来た積算書だけでは、要求している条件にあっているのか読み取れないので、打ち合わせを開いて一つ一つ確認をして記録して議事録としてまとめます。あとで言った言わないとならないように契約書の補足書類として使用します。
打ち合わせを効率よく進めるために、打ち合わせアジェンダを作成して、ベンダーに確認したい事項を事前に送っておきます。アジェンダを見てベンダーが事前に回答を用意して来て、打ち合わせに臨みます。
ここまでは誰でもやっているでしょう。
しかしアジェンダに書いて確認事項の意図が正しくベンダーに伝わらず、回答が期待通りでなくずれていることが結構あります。そうなると議論に時間がかかります。
そうなることを予想して、期待する回答も先に用意して事前に議事録を完成させておくのです。
打ち合わせの場面で、事前に用意した期待する回答を見せて、購入者の期待している内容（回答）がベンダーにすぐに理解してもらえ、その場ですぐに修正して議事録が完成します。
3. 議事録は誰が書くべきか
議事録は面倒くさいので、売り手側に押し付けることが多いですが、これは間違い。
議事録は書き手の視点で有利に書かれてしまうのものです。また後で気がついた事項も「追記」として好き勝手に書くことができます。当然両者リビューして完成させるものですが、明らかに書き手がリードできます。交渉を有利にリードしたければ、議事録は書かないといけません。
まとめ
詳しいアジェンダを前もって準備しておくのは当たり前、それに加えて期待する回答も準備して、議事録も事前に準備しておく。
交渉を有利に終わらせたければ、議事録は書くべし。議事録は打ち合わせの話しただけのただの記録では無く、契約書類を書いているのです。
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