プロジェクトが順調に進んでいる時は、メールや書類のやりとりだけで黙々とルーチンワーク的に仕事は進んでいきます。
しかし予期しないややこしい問題が発生するとメールや担当間の電話だけではらちが開かなり、プロジェクトのマネージャーレベルまで巻き込んで議論が始まります。
プロジェクトは時間との戦いであり、なぜなら遅れたらペナルティーがかせられ採算が悪化するからです。ですからスケジュールの遅れに繋がりそうな問題にプロジェクトマネージャーはとても敏感なのです。
問題解決の為に担当はメールや電話で相手の会社の担当と必死に交渉を始めますが、ややこしい問題だと相手側の担当も責任問題があるので守りに入る事もよくあります。そうなってくると幾ら厳しいメールを偉い人の名前で出しても、相手は自分たちの責任回避を中心に考えるようになり、問題自体の解決とは別の次元に進んで行きがちです。
こうなってくると最悪です。担当間だけでは荷が重いので、複数の人数で話し合い（打ち合わせ）を開き、お互いの誤解解き妥協点を探ります。
一番良い打ち合わせは、一堂に関係者が集まってFACE TO FACE。
お互いに同じ空間を共にし、そしてできれば食事を一緒とり世間話をすれば、お互いに問題を解決しようとなります。
問題は海外だと（国内でも遠いと）出張費がかかますので、簡単に集まれない。
そこで電話会議やテレビ会議をやろうとなるのですが、FACE TO FACEの会議と同じようにはなかなかできないのです。テレビ会議なら相手が見えてるから同じだろうと思うかもしれませんが、今まで会ったことがない人物同士では本音が読めない。目線が合わないで相手の表情や仕草もテレビ会議の画像では感じられないので、画像があるテレビ会議とは言え電話会議と変わらないのです。
あまり効果が無いと言ってはいられないので、電話会議の目的と気をつける点を思いつくままににリストアップします。
１）目的は相手の対応が悪くなった時の督促と圧力
メールでは回答が遅くなってきたら、これこれを説明しろと電話会議で説明させる。面と向かえないが、メールで無責任な心無い回答を書いてきても、それを口で言うこと難しいから、口頭で説明させて無責任にさせない。
２）会ったことない相手との電話会議は相手のレベルがわからないので、事前に準備をできる限りする。詳しいAGENDAの準備が大事。面識がない同士なら参加者の名前とポジション。資料が間に合えば事前に送らせる。
３）誰が打ち合わせをリードするか明確にしておく。お互いに有能なプロばかりであればAGENDAの通しに自然に進むが、何か隠し事が会ったりすると黙っていたり議論が進まない。
４）FACE TO FACEだと、相手側が複数人数でも誰がリーダーで誰がディシジョンメーカーなのか見ていればわかるので、誰に向かって話せばいいのか、誰を説得しないといけないのかがわかる。しかし電話やテレビだとそれがさっぱりわからない。事前に相手側の誰がキーパーソンか調べておくこと。
また思いついたら追記します。
