エンジニアのセンスとスピード感を磨く方法

大切なのはセンスとスピード感、若手エンジニアに役立つチップス

eメールの誤発信を防ぐ方法

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エラーをしないとコミットする事は可能であるが、それでも失敗してしまう。

それは弱みでは無い。

それが人生だ。

         ピカード船長

 

 

eメールの宛先や添付書類を選び間違えて、送ってしまった事は、多かれ少なかれ誰でもやった事あるはず。

仕事のやり取りで重要な内容を競合している相手に送ってしまったり、外に出しは行けない内部資料を流出したりしては、企業の存続に関わるような大きな事に発展する危険もあります。

 

そんなこんなで、誤配信対策としてメールシステムの追加機能、発信前の再確認、万が一添付をつけ間違えても開封出来ないようにパスワードつけたり出来る事は何でもやっていると思います。それでも人間がやっているのでミスは完全には防げないのが現実です。

 

どんな人がミスをしているかというと、圧倒的に入社1-3年ぐらいのまでの若い人。

ボケた年寄りのミスは全く報告がありません。もしかすると間違えて送っていることを気がつかないくらいボケている可能性もゼロではありませんが、、。

 

なぜ若い人がメールをおくりまちがえるのか?

 

一つは過去に誤配信が起こった際にその当事者が怒られたり晒し者になった状況を見ていないので恐怖感が無かった。

 

二つ目に、まだ仕事の内容を理解できていなく、他社の誰がだれで、複数ある他社がどんな会社理解と区別出来ていない。

 

三つ目に、仕事がいつも遅れ気味でメールを急いで出そうとするがあまりに、送信前の確認が甘い。送信前に上司に見せるとコメントされてさらに発信が遅れるので、上司のチェックもされていない。

 

一度ミスをしてしまうと、次からは慎重になるので、ミスをした若者はおそらくもう大丈夫です。しかし、次の年に新人が加わり、組織としてミスる確率は振り出しに戻ります。

 

新人のミスを防ぐにはどうしたら良いか?

一つはメールを直接出させない。これは上司も面倒ですし新人のモチベーションも上がりません。現実には慣れるまでは送る前に上司がさらっとチェックしてから送るのがお互い楽だと思います。

 

おまけ

この間、メールの添付を間違えた若者には、以下のアドバイスを個人的にしておきました。

「横浜の彼女、大阪の彼女、和歌山の彼女とラインやメールでやりとりする時は、相手の顔を思い浮かべて同時にやりとりしても一人一人丁寧に絶対に間違えないように慎重にやってるよね。もし間違えたらその後が怖いことがわかってるから。

仕事でも同じ気分で送り先の会社を区別して、一人一人に誠意と恐怖を持ってやりとりすればミスは絶対にしないよと。」