仕事でのコミュニケーションがメールが普通になった今、電話はメールを補完したり記録を残さないための道具となってしまった。そう言えば最近はemail と言わずにただメール言ってる。職場でメールだけのコミュニケーションでは誤解が起こるとか味気ないと感じる人もまだごく稀にいるようでメールだけでなく同時に電話や面と向かって話すことを強要することもあるようだ。毎回電話かかってきたり、直接話しに来られたら迷惑だし。
メールだけのコミュニケーションが問題なのではなくて、分かりづらいメールが問題。タイトル、目的、背景、何をいつまでにどれくらいの詳細にやらないといけないか等々を分かりやすく読みやすく簡潔に書いてくれないと読んでいて頭がクラクラする。このブログも文章下手で読みづらいから人の事は言えないけど、、
まず、簡潔に分かりやすく書く事。そして大事な事や複雑な状況の時は電話して補足説明をする。電話は相手の時間を拘束するし苦手な人もまだ多いから本当に必要な時にね。
仕事での初対面の場合、大体名刺交換が行われる。10人対10人の打ち合わせでも初対面が多いと順番に並んで挨拶しながら交換している。結構時間がかかる。そして打ち合わせが始まるとその中の話すキーパーソンはほんの二、三人。名刺はたくさんもらったが相手側のメンバーの顔と名前が一致しない。ただ打ち合わせに出てるだけだから、印象がない。将来連絡を取る必要がある人は名刺交換した全員ではない。
全員の名刺交換は全くの無駄。
どうするのがいいだろうか。名刺交換は会議の後にするべき。会議の後に今後連絡を取りたいと思われる人とだけ交換してもらう。これが常識になってくれないだろうか。
会議の議事録はつくられ、そこに参加者の名前やアドレスは大体かかれてくるので実際には連絡に困ることはない。
昔は電話と名刺は学生から社会人になった時に実感する象徴的な物だったけど、社会人の礼儀としてなんだったのだろうけど。
名刺は何十年も仕事してると山積みで整理できなくなる。今はスマホで管理できる良いソフトあるけどそれも探すときには欲しい名刺が登録してなかったりする。
では、どうしたらよいだろうか。
メールを検索して連絡先を探し出すのが一番簡単で早い。ccに含まれていることも多いので結構みつかる。
どうしても自分で見つけられなければ同僚に知らないかと聞けば誰か知っている。
整理はある段階で破綻する。とにかくメールとしてなんでも記録を残しておけばなんとかなる。
